Hoe lang mag een werkgever personeelsgegevens bewaren? Lees in deze blog van Mpiece Legal hoe een personeelsdossier AVG-proof wordt ingericht met bewaartermijnen en toegang. HR-processen compliant inrichten is van groot belang, maar onze arbeidsrecht juristen zorgen er ook graag voor dat het praktisch werkbaar blijft.
Geen algemene bewaartermijn voor het hele dossier
Een personeelsdossier bevat vaak verschillende soorten gegevens: contactgegevens, contracten, salarisinformatie, identiteitsdocumenten, beoordelingsverslagen en soms informatie over waarschuwingen of klachten. De AVG schrijft niet één algemene bewaartermijn voor al deze gegevens voor. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Daarom begint AVG-compliance niet met één verwijderdatum voor het hele dossier. De werkgever moet per categorie kunnen uitleggen wat het doel is, welke grondslag geldt, wie toegang heeft en wanneer verwijdering plaatsvindt. Leg dit vast in een bewaarschema of privacybeleid en verbind daaraan een concrete verwijderactie.
Welke termijnen noemt de AP?
Volgens de actuele toelichting van de Autoriteit Persoonsgegevens moeten bepaalde gegevens uit de salarisadministratie zeven jaar na uitdiensttreding worden bewaard. De AP vermeldt ook dat arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarin maximaal zeven jaar na uitdiensttreding mogen worden bewaard. Een loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs moeten vijf jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard.
Voor gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn bestaat, geldt volgens de AP in het algemeen een termijn van maximaal twee jaar na uitdiensttreding, tenzij gegevens eerder niet meer nodig zijn of een conflict of rechtszaak langere bewaring rechtvaardigt. Dit vraagt om een beoordeling per dossiercategorie, niet om automatisch alles twee of zeven jaar te bewaren.
Beperk toegang en verzamel niet te veel
Dataminimalisatie betekent dat alleen noodzakelijke gegevens worden opgenomen. Een HR-medewerker kan andere toegang nodig hebben dan een leidinggevende of salarisadministrateur. Richt rollen daarom zo in dat medewerkers alleen zien wat zij voor hun taak nodig hebben. Leg ook vast wie gegevens mag wijzigen, exporteren of verwijderen en controleer periodiek of die rechten nog passend zijn.
Bij sollicitatiegegevens geldt als uitgangspunt dat gegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Met toestemming kan bewaring voor een toekomstige functie doorgaans maximaal één jaar worden aangehouden. Ook hier is het belangrijk dat toestemming en termijn aantoonbaar zijn.
Maak verwijderen onderdeel van het proces
Een bewaarbeleid werkt pas als het is gekoppeld aan de HR-kalender. Plan een controle na uitdiensttreding, wijs een verantwoordelijke aan en registreer uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer een geschil loopt. Informeer werknemers duidelijk over verwerking, bewaartermijnen en hun privacyrechten. Zo wordt het personeelsdossier niet alleen juridisch verdedigbaarder, maar ook overzichtelijker en veiliger.
Controleer daarnaast regelmatig of oude kopieën, e-mailbijlagen en exports nog ergens beschikbaar zijn. Verwijderen uit het HR-systeem is niet altijd genoeg wanneer dezelfde gegevens in een gedeelde map of een lokaal bestand staan. Een korte periodieke audit maakt zichtbaar waar informatie staat en of de gekozen bewaartermijn in de dagelijkse praktijk werkelijk wordt toegepast.
FAQ
Mag een werkgever het hele personeelsdossier zeven jaar bewaren? Niet zonder meer. De bewaartermijn hangt af van de gegevens, het doel en een eventuele wettelijke verplichting.
Wie mag een personeelsdossier inzien? Alleen medewerkers die de gegevens voor hun taak nodig hebben en daarvoor bevoegd zijn.
Hoe lang mogen sollicitatiegegevens worden bewaard? Als uitgangspunt uiterlijk vier weken na de procedure; met toestemming voor een toekomstige functie doorgaans maximaal één jaar.
HR-processen & compliance: neem contact op met Mpiece Legal!
Wilt u uw personeelsdossier, bewaarschema of toegangsbeleid AVG-proof inrichten? De arbeidsrecht juristen van Mpiece Legal kunnen de juridische grondslag, bewaartermijnen en procedures voor u beoordelen. Neem nu contact op via ons contactformulier en wij maken uw HR-processen compliant én praktisch haalbaar.
