Wat mag een werkgever vragen bij een ziekmelding? Bij Mpiece Legal krijgen onze arbeidsrecht juristen regelmatig vragen over ziekte en verzuim. Deze regels zijn complex en vragen om een zorgvuldige toepassing, maar een praktische implementatie in uw HR-processen kan ten aanzien van compliance een hoop doen. Lees in deze blog van onze arbeidsrecht juristen met ervaring in de HR-branche hoe u verzuimregistratie, medische privacy en re-integratie zorgvuldig organiseert.
Niet iedere gezondheidsvraag hoort bij HR
Bij een ziekmelding mag een werkgever alleen informatie vragen en vastleggen die noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering, de arbeidsovereenkomst of wettelijke verplichtingen rond re-integratie. Een diagnose, de oorzaak van de ziekte, medische klachten en de behandeling door een arts horen niet in het gewone HR-dossier. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen extra bescherming.
De werkgever kan wel praktische informatie nodig hebben, zoals de vermoedelijke duur van het verzuim, bereikbaarheid en afspraken over werkzaamheden. De bedrijfsarts of arbodienst beoordeelt de medische en arbeidskundige aspecten. Die kan adviseren over mogelijkheden, beperkingen en werkhervatting, maar deelt geen diagnose of privé-informatie met de werkgever.
Richt verzuimregistratie gescheiden in
Een verzuimsysteem moet medische informatie buiten het reguliere personeelsdossier houden. Beperk toegang tot medewerkers die deze voor hun functie nodig hebben, leg autorisaties vast en controleer die regelmatig. Denk ook aan logging en passende beveiliging. Volgens de aangeleverde AP-informatie is bij internettoegang tot een verzuimsysteem meerfactorauthenticatie nodig voor bevoegde medewerkers.
Een schriftelijk ziekteverzuimprotocol helpt om de praktijk consistent te maken. Beschrijf daarin de ziekmelding, controle, begeleiding, contactmomenten, re-integratie, loondoorbetaling en de omgang met vakantiedagen. Neem geen diagnosevelden op in een systeem waarin HR-medewerkers werken. Controleer ook of bij een wijziging van het verzuim- of re-integratiebeleid instemming van de ondernemingsraad nodig is.
Bewaak termijnen in het re-integratieproces
Werkgever en werknemer moeten samenwerken aan re-integratie. De loondoorbetaling kan in beginsel maximaal 104 weken duren. Tijdens die periode moeten de stappen in het re-integratieproces zorgvuldig worden bijgehouden, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak, evaluaties en de eerstejaarsevaluatie.
Passend werk binnen de eigen organisatie moet worden onderzocht. Als dat nodig is, zoeken werkgever en werknemer ook naar mogelijkheden buiten de organisatie, het zogenoemde tweede spoor. UWV kan na beoordeling van het re-integratieverslag oordelen dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan. Een verlengde loondoorbetalingsplicht van maximaal één jaar kan dan aan de orde zijn.
Zorgvuldige registratie betekent dus twee dingen tegelijk: voldoende procesinformatie vastleggen en medische informatie juist niet opnemen. Die scheiding beschermt de privacy en maakt het dossier bruikbaar voor de vraag of de juiste re-integratiestappen tijdig zijn gezet.
Leg contactmomenten daarom vast in termen van proces en werkhervatting, niet in medische details. Noteer bijvoorbeeld welke afspraak is gemaakt, wie een actie uitvoert en wanneer de volgende evaluatie plaatsvindt. Zo blijft het dossier controleerbaar zonder dat leidinggevenden toegang krijgen tot informatie die zij niet nodig hebben. Een duidelijke escalatieroute helpt wanneer termijnen dreigen te verlopen of wanneer partijen van mening verschillen over een vervolgstap.
FAQ
Mag de werkgever vragen wat iemand mankeert? Nee, de werkgever mag niet vragen naar of registreren wat de diagnose, oorzaak of behandeling is.
Wat mag wel worden geregistreerd? Alleen noodzakelijke praktische informatie, zoals de vermoedelijke verzuimduur en afspraken over bereikbaarheid of werk.
Wanneer moet een ziekmelding bij UWV worden gedaan? De werkgever meldt de werknemer bij 42 weken ziekte bij UWV.
Verzuim en re-integratie: HR-processen compliant maken met Mpiece Legal!
Wilt u uw verzuimprotocol, gegevensstromen of re-integratiedossier juridisch laten beoordelen? Mpiece Legal helpt bij de inrichting en toetsing van HR-processen & compliance. Neem nu contact op via ons contactformulier.
