Ongeacht uw mening daarover: steeds meer werknemers werken deels op kantoor en deels thuis. Wat mag u als werkgever onbelast vergoeden voor reiskosten en thuiswerken? In dit blog leest u hoe de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling per oktober 2026 werken.
Geen wettelijke plicht, wel fiscale ruimte
Een reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht. U mag zelf afspreken of u een vergoeding geeft. Geeft u een vergoeding, dan bepaalt de werkkostenregeling hoeveel u onbelast mag vergoeden. Voor reiskosten woon-werkverkeer en voor thuiswerken bestaan zogenoemde gerichte vrijstellingen. Die bedragen tellen niet mee in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Reiskostenvergoeding
Voor zakelijke kilometers en voor woon-werkverkeer geldt een gerichte vrijstelling per kilometer. Vergoedt u niet meer dan dat bedrag, dan is de vergoeding onbelast. Het bedrag per kilometer wordt jaarlijks vastgesteld; controleer het actuele bedrag van de Belastingdienst. Geeft u meer dan de gerichte vrijstelling, dan kan het meerdere onder de vrije ruimte vallen of belast worden.
Thuiswerkvergoeding
Voor dagen waarop de werknemer thuiswerkt, geldt een gerichte vrijstelling per dag. Ook dat bedrag wordt jaarlijks vastgesteld. U mag de thuiswerkvergoeding onbelast geven als de werknemer op die dag thuiswerkt. Een vaste maandvergoeding is mogelijk, maar moet aansluiten op het werkelijke aantal thuiswerkdagen; anders is een deel belast.
Reiskosten en thuiswerk combineren
Werkt een werknemer deels thuis en deels op kantoor, dan kunt u beide vergoedingen naast elkaar geven: de reiskostenvergoeding voor de dagen dat hij reist en de thuiswerkvergoeding voor de dagen dat hij thuiswerkt. Let op dat u niet voor dezelfde dag beide vergoedingen geeft. Leg de afspraken duidelijk vast in de arbeidsovereenkomst of een regeling.
Vaste vergoeding en administratie
Een vaste reiskostenvergoeding is toegestaan als die aansluit op het werkelijke reispatroon. Voor een vaste thuiswerkvergoeding geldt hetzelfde: de vergoeding moet passen bij het aantal dagen dat daadwerkelijk thuis wordt gewerkt. Houd daarom een uren- of aanwezigheidsregistratie bij, zodat u bij een controle kunt onderbouwen dat de vergoeding klopt.
Wat betekent dit in de praktijk?
Als werkgever doet u er goed aan uw vergoedingen te toetsen aan de actuele gerichte vrijstellingen en de afspraken schriftelijk vast te leggen. Als werknemer kunt u controleren of uw vergoeding klopt met wat is afgesproken en met de fiscale ruimte. Bij vragen over de gevolgen voor de loonheffing is het verstandig advies in te winnen.
Veelgestelde vragen
Is een reiskostenvergoeding verplicht? Nee, de wet verplicht dat niet. U mag zelf afspreken of u een vergoeding geeft.
Mag ik reiskosten en thuiswerkvergoeding combineren? Ja, voor verschillende dagen. Geef niet voor dezelfde dag beide vergoedingen.
Hoeveel mag ik onbelast vergoeden? Tot de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling. De bedragen worden jaarlijks vastgesteld.
Reiskosten- en/thuiswerkregeling solide regelen?
Wilt u een reiskosten- of thuiswerkregeling laten opstellen of toetsen? De arbeidsrechtjuristen van Mpiece Legal helpen werkgevers en werknemers met juridische advisering en het opstellen of beoordelen van contracten. Wij werken bovendien samen met fiscalisten, die u met betrekking tot het fiscale aspect van dienst kunnen zijn. Neem nu contact op via ons contactformulier.
