Wie zakelijke diensten levert, krijgt vaak te maken met terugkerende afspraken over prijs, planning, betaling en aansprakelijkheid. Algemene voorwaarden kunnen die afspraken overzichtelijk vastleggen. Algemene voorwaarden laten opstellen is echter geen kwestie van een modeltekst kopiëren. De voorwaarden moeten aansluiten bij uw dienstverlening, uw contracten en de manier waarop u met (zakelijke klanten) werkt.
Welke onderwerpen horen erin?
Begin met de kern van de dienstverlening. Beschrijf wanneer een opdracht tot stand komt, welke prestatie u levert en welke medewerking u van de opdrachtgever nodig heeft. Leg ook vast hoe u omgaat met wijzigingen, meerwerk, vertraging en goedkeuring van een resultaat.
Verder verdienen deze onderwerpen meestal aandacht:
- tarieven, facturatie en betaaltermijnen;
- klachten, herstel en eventuele acceptatie;
- aansprakelijkheid en verzekeringen;
- intellectuele eigendom en gebruiksrechten;
- vertrouwelijkheid en bedrijfsinformatie;
- duur, opzegging en beëindiging;
- opschorting bij niet-betaling;
- toepasselijk recht en geschillen.
Niet iedere bepaling is voor elke dienst nodig. Een consultancyopdracht, softwaredienst en doorlopend onderhoudscontract hebben bijvoorbeeld verschillende risico’s. Zorg daarom dat de tekst niet meer belooft of uitsluit dan uw organisatie in de praktijk kan waarmaken.
B2B betekent niet dat alles kan
Tussen zakelijke partijen bestaat vaak meer ruimte om afspraken te maken dan bij consumenten. Dat betekent niet dat iedere algemene uitsluiting automatisch standhoudt. Een bepaling kan onduidelijk, onredelijk ruim of onverenigbaar met andere afspraken zijn. Ook moet worden gekeken naar de omstandigheden waaronder de voorwaarden zijn gebruikt.
Gebruikt u dezelfde voorwaarden voor consumenten en zakelijke klanten? Laat dan controleren of het onderscheid goed is verwerkt. Een bepaling die bij B2B passend kan zijn, kan bij een consument anders worden beoordeeld of zelfs nietig of vernietigbaar zijn.
Maak de voorwaarden werkbaar
Wijs binnen uw organisatie aan welke versie wordt gebruikt en wie wijzigingen beheert. Zorg dat offertes en opdrachtbevestigingen naar dezelfde tekst verwijzen. Bespreek met medewerkers welke afspraken zij wel en niet zelfstandig mogen toezeggen. Een algemene voorwaarde die in de praktijk niet wordt nageleefd, kan juist nieuwe discussie oproepen.
Plan daarnaast een periodieke controle bij nieuwe diensten, een ander verdienmodel of een nieuwe doelgroep. Een bestaande set kan goed werken voor losse opdrachten, maar onvoldoende aansluiten op abonnementen, digitale toegang of werkzaamheden met klantdata.
Toepasselijkheid en terhandstelling
De voorwaarden moeten niet alleen inhoudelijk kloppen. De klant moet ook op een passende manier kennis van de voorwaarden kunnen nemen voordat of bij het sluiten van de overeenkomst. Een losse verwijzing onderaan een factuur is niet in altijd voldoende.
Werk met een vaste procedure: vermeld de voorwaarden in offerte of opdrachtbevestiging, voeg de juiste versie toe of maak die op een duurzame manier toegankelijk, en bewaar welke versie is gebruikt. Een website kan ondersteunen, maar controleer of de klant de voorwaarden daadwerkelijk kon raadplegen en of de verwijzing duidelijk was. Echter, het is niet vereist dát een klant daadwerkelijk kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden. Het gaat erom dat de klant de mogelijkheid hiertoe heeft (gehad).
Veelgestelde vragen
Kan ik één set voorwaarden voor alle klanten gebruiken?
Dat kan soms, maar controleer eerst of de tekst past bij iedere dienst en doelgroep. B2B en B2C vragen mogelijk een verschillende aanpak.
Zijn algemene voorwaarden een vervanging voor een contract?
Nee. De opdracht of overeenkomst bevat de specifieke afspraken; algemene voorwaarden vullen die aan.
Wanneer is maatwerk verstandig?
Maatwerk is eigenlijk altijd verstandig. Iedere onderneming en sector heeft andere aandachtspunten, en iedere ondernemer heeft andere voorwaarden. Een jurist van Mpiece Legal zorgt ervoor dat je algemene voorwaarden op deze aandachtspunten en voorwaarden – binnen de kaders van de wet – aansluiten.
Laat algemene voorwaarden opstellen
Deze blog is algemene informatie en geen individueel juridisch advies. Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen voor B2B-dienstverlening? Mpiece Legal kan helpen om uw diensten, contracten en praktische werkwijze in samenhang te beoordelen. Laat bij een wijziging of nieuwe doelgroep ook de toepasselijkheid en informatieverstrekking opnieuw controleren. Neem nu contact op via het contactformulier op e-mail ons direct op legal@mpiece.com.
Mpiece Legal 