De laatste werkdag is meer dan een afscheid. Bij een eindafwikkeling bij ontslag komt van alles kijken: het laatste loon, openstaande verlofuren, de eindafrekening en de vraag of een transitievergoeding verschuldigd is. Een vaste checklist voorkomt dat er iets blijft liggen en beschermt zowel de werkgever als de werknemer.
Loon, verlof en de eindafrekening
Bij het einde van het dienstverband moet het loon tot de laatste dag worden betaald. Heeft de werknemer nog aanspraak op vakantie, dan heeft hij recht op een uitkering in geld voor dat tijdvak (art. 7:641 lid 1 BW). Ook vakantiebijslag en andere overlopende regelingen moeten worden afgewikkeld. De eindafrekening moet duidelijk zijn: welke posten, welke periode en welke grondslag. Bij de loonbetaling hoort een schriftelijke of elektronische specificatie van het loon; die verplichting geldt ook voor de laatste betaling. Een specificatie voorkomt discussie achteraf.
De transitievergoeding: eerst vaststellen, dan afwikkelen
Of een transitievergoeding verschuldigd is, volgt uit art. 7:673 lid 1 BW: de werkgever is de vergoeding verschuldigd in de daar genoemde gevallen. Stel dat eerst vast, voordat u de eindafwikkeling bij ontslag opstelt. Is de vergoeding verschuldigd, neem haar dan als aparte post op. Leg de uitkomst van die beoordeling vast, zodat later duidelijk is waarom u wel of niet hebt uitbetaald. Let op de termijn: voor een verzoek aan de kantonrechter over de transitievergoeding geldt een vervaltermijn van drie maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst (art. 7:686a lid 4 BW). Voor andere verzoeken geldt een eigen, vaak kortere termijn. Een brief stuit deze termijn niet.
De laatste loonstrook en de verplichte verklaring
De laatste loonstrook is het bewijsstuk van de eindafwikkeling bij ontslag. Controleer dat daarop het laatste loon, de verlofuitkering en eventuele andere posten zichtbaar zijn. Daarnaast verplicht art. alid 2 BW u tot een verklaring waaruit blijkt over welk tijdvak de werknemer bij het einde nog aanspraak op vakantie heeft. Gaat de werknemer elders in dienst, dan kan hij op grond van lid 3 tegenover de nieuwe werkgever aanspraak maken op vakantie zonder behoud van loon over dat tijdvak. Deze verklaring wordt in de praktijk vaak vergeten.
Bedrijfsmiddelen, toegangen en bewaring
Neem laptop, telefoon, sleutels en toegangspassen terug en trek digitale toegangen in. Denk ook aan accounts in externe systemen en aan sleutels van bedrijfsruimten. Leg vast wat is ingeleverd en wanneer, en laat beide partijen het overdrachtsdocument ondertekenen. Bewaar de administratie volgens de geldende bewaartermijnen; een concrete termijn volgt uit uw eigen administratie- en privacybeleid. Sluit af met een vaste offboardingchecklist: loon, verlof, transitievergoeding, verklaring, bedrijfsmiddelen, toegangen en bewaring. Zo is de afwikkeling controleerbaar en voorkomt u discussie. Dit opnemen in uw HR-processen is niet alleen praktisch van belang, maar ook juridisch. Een check van uw HR-processen kan u helpen compliant te zijn. Ook daar helpen de arbeidsrechtjuristen van Mpiece Legal u graag bij.
Veelgestelde vragen
Moet ik openstaande vakantiedagen uitbetalen? Ja, bij het einde van de arbeidsovereenkomst heeft de werknemer recht op een uitkering in geld voor de resterende aanspraak (art. 7:641 lid 1 BW). Uitzonderingen op die hoofdregel zijn hier niet onderzocht; laat uw situatie beoordelen.
Moet ik een verklaring over het verlof geven? Ja. Art. 7:641 lid 2 BW verplicht u een verklaring uit te reiken waaruit blijkt over welk tijdvak de werknemer nog vakantieaanspraak heeft. De nieuwe werkgever kan daarop een beroep doen (lid 3).
Hoe lang heeft de werknemer om naar de rechter te gaan? Voor een verzoek aan de kantonrechter over de transitievergoeding geldt een vervaltermijn van drie maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst (art. 7:686a lid 4 BW). Voor andere verzoeken geldt een eigen, vaak kortere termijn. Dat is geen verjaring die u met een brief stuit.
Hulp nodig met de eindafwikkeling bij ontslag of andere HR-processen en compliance?
Wilt u zeker weten dat de eindafwikkeling bij ontslag compleet en juridisch kloppend is? Heeft u andere vragen met betrekking tot de compliance van uw HR-processen? Mpiece Legal biedt een gratis eerste gesprek. Neem contact op via ons contactformulier, mail naar legal@mpiece.com of bel +31 85 060 4036.