Bij een vacature voor een functie met verantwoordelijkheid over geld, sleutels of kwetsbare personen wil een werkgever zekerheid. Screening vóór indiensttreding is dan begrijpelijk, maar niet onbegrensd. Een VOG aanvragen door de werkgever is niet mogelijk, maar deze zet de VOG-aanvraag vaak wel klaar. In dat kader bepaalt de wet welke route u mag volgen en waar de grens ligt.
Wat een VOG wel en niet is
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring van de minister dat uit een onderzoek naar het gedrag van de betrokkene, gelet op het risico voor de samenleving in verband met het doel waarvoor de afgifte is gevraagd, niet is gebleken van bezwaren (art. 28 Wjsg). De beoordeling is dus functiegebonden: wat relevant is, hangt af van de functie en van het risico dat u met die functie wilt afdekken. Een VOG is geen bewijs van betrouwbaarheid en geen vrijbrief voor een eigen onderzoek. Zij zegt iets over het beeld op het moment van afgifte, niet over alles wat iemand ooit heeft gedaan. Een VOG laten aanvragen door de werkgever is daarin niet mogelijk: deze kan de VOG-aanvraag slechts klaarzetten, maar de werknemer moet de VOG zelf aanvragen.
De wettelijke route: Wjsg en UAVG
De VOG kan alleen via de daarvoor aangewezen weg worden klaargezet door de werkgever. Een werkgever mag niet zelf naar justitiële gegevens informeren en bouwt geen eigen strafregister op. Art. 33 lid 1 UAVG begrenst de verwerking van strafrechtelijke gegevens: die mag in beginsel alleen plaatsvinden door organen die daartoe wettelijk zijn belast, of door verwerkingsverantwoordelijken die de gegevens hebben verkregen via de Wet politiegegevens of de Wjsg. De VOG is dus het kanaal, niet een eigen databank. Vraagt de werkgever van u een VOG, let er dan op dat die in verband staat met de functie en het doel waarvoor zij nodig is.
Hoe ver mag screening gaan?
Tussen een functiegebonden screeningsbehoefte en te ruime controle zit een groot verschil. Bij een functie met een wettelijke screeningsplicht, bijvoorbeeld in de zorg of het financiële toezicht, kan screening verplicht zijn; die plicht volgt uit de functie-eisen, de cao of sectorspecifieke regelgeving, niet uit de Wjsg zelf. Bij andere functies moet u kunnen uitleggen waarom de VOG nodig is en waarom een lichtere vorm niet volstaat. Art. 7:611 BW (goed werkgeverschap) vraagt om een zorgvuldige en proportionele aanpak. Maak daarom per functie een korte onderbouwing: welk risico bestaat, welke maatregel past daarbij en waarom is een VOG proportioneel? Een VOG eisen voor elke functie, zonder grond, is niet toegestaan. HR-processen en compliance zorgvuldig inrichten is daarom van groot belang, de arbeidsrechtjuristen van Mpiece Legal helpen u daar graag bij.
Wat u vastlegt en bewaart
Leg vast voor welke functie de VOG is gevraagd, met welk doel, en hoe u het resultaat hebt beoordeeld. Bewaar het screeningsresultaat vertrouwelijk en niet langer dan nodig; een concrete bewaartermijn volgt uit uw eigen administratie- en privacybeleid, niet uit de Wjsg. Ook hier is een zorgvuldige inrichting van uw HR-processen en de compliance daaromtrent dus van groot belang. Beperk de toegang tot de mensen die de beslissing nemen en leg vast wie het resultaat heeft gezien. Wordt de VOG niet afgegeven, dan is dat een signaal, geen automatische ontslaggrond: beoordeel of de functie nog passend is en motiveer uw beslissing. Tot slot: vraag niet naar een strafblad in een sollicitatiegesprek en leg geen eigen lijst met justitiële gegevens aan.
Veelgestelde vragen
Mag u van elke sollicitant een VOG vragen? Nee, niet zonder grond. De VOG wordt beoordeeld op het doel waarvoor hij wordt gevraagd (art. 28 Wjsg), dus de eis moet passen bij de functie en bij wat u met die functie wilt beschermen. Een VOG eisen voor elke functie, zonder onderbouwing, is niet toegestaan.
Mag u zelf een strafblad opvragen? Nee. Strafrechtelijke gegevens mag u alleen verwerken als u ze via de daarvoor aangewezen weg heeft verkregen, zoals de Wjsg (art. 33 lid 1 UAVG). De VOG is dat kanaal; u bouwt geen eigen strafregister op.
Wat als de VOG wordt geweigerd? De minister weigert bij een relevant strafbaar feit (art. 30 lid 1 Wjsg). Een weigering is een signaal, geen automatische ontslaggrond: beoordeel of de functie nog passend is en motiveer uw beslissing zorgvuldig (art. 7:611 BW).
Hulp omtrent uw HR-processen en compliance?
Wilt u uw screeningsbeleid laten toetsen, een VOG-verzoek zorgvuldig opzetten of de rest van uw HR-processen compliant maken? De juristen van Mpiece Legal bieden een gratis eerste gesprek, en kijken graag waar ze u bij van dienst kunnen zijn. Neem contact op via het contactformulier, mail naar legal@mpiece.com of bel +31 85 060 4036.